1440 perc. Ennyi időnk van egy nap arra, hogy elvégezzük a munkahelyi feladatainkat, hogy minőségi időt töltsünk családunkkal, barátainkkal, hogy odafigyeljünk a táplálkozásunkra, egészségünkre, hogy hódoljunk a hobbijainknak, hogy ellássuk a háztartásunkban felmerülő mindennapos feladatainkat, hogy fejlesszük önmagunkat; és még sorolhatnánk tovább… Talán mindannyiunknak van olyan ismerőse, akire egyfajta mágusként tekintünk, hiszen mindig mindent megold, ráadásul mindezt irigylésre méltóan jól. A cikkben megnézzük, hogy milyen praktikáik vannak, hogyan tudják ezt megvalósítani. Kisfaludy Lilla pszichológus, coach írása – a kávéd mellé. [Cafe’ Latte – elvitelre]
A piedesztálra emelt ismerősünk helyzetéhez közel sem hasonlóan, velünk meg szinte nap mint nap előfordul, hogy a legsürgősebb feladatainkat vesszük előre, hogy legalább az készüljön el időre. A többi, kevésbé fontos feladatot pedig a jövőbeli énünkre bízzuk, küzdjön meg majd ő vele. Ismerős?
Néha jobb lenne polipnak lenni, ugye?
Ki ne került volna már abba a helyzetbe, hogy egy számára igencsak jelentős projekt kapcsán nem tudta hozni a magától elvárt teljesítményt, annak ellenére, hogy erőforrásait nem kímélve foglalkozott vele? Melyikünk tudta huzamosabb ideig hozni azt az energiaszintet, a magunktól elvárt eredményeket úgy, hogy közben végig hatékonyan tudott működni?
Mindannyian rendelkezünk azokkal a tevékenységi körökkel, amelyekkel órákig tudjuk húzni az időt, annak érdekében, hogy ne kelljen hozzálátnunk bizonyos feladatokhoz (szakdolgozat-írás időszakában rejtélyes módon szigfinikánsan megnő az egy főre jutó rendezett és patyolat tiszta szobák száma). Esetleg bízunk magunkban és tapasztalatainkban, ezért nem hogy ideálisnak nem mondható, de még csak nem is optimális körülmények közt próbálunk magunkból kiváló eredményeket kicsikarni. Nyilvánvalóan nem ezek a legjobb megoldások a produktivitás szempontjából.
A hatékonyság tényezői
A hatékonyság egyenlete nem is olyan triviális. Sokan kizárólag az idő faktorával számolnak. Ebből kiindulva, ha valamit nem sikerül megcsinálni, akkor nagy valószínűséggel az idő hiányára fog hivatkozni indokként. Pedig ez ennél összetettebb. Alapvetően mindannyiunk célja, hogy az előttünk álló feladatokat, a lehető legjobb minőségben, a lehető legkevesebb erőforrás befektetésével hajtsuk végre. A produktivitás azonban nem csak a hatékony időmenedzsmentben rejlik.
A hatékonyság esszenciáját a megfelelő környezet, a fókuszáltság, a figyelem, valamint a motiváció alkotja.
Hiába tudjuk profin megtervezni és beütemezni a feladatainkat, ha fejben nem vagyunk jelen, ha a környezet nem megfelelő a munkavégzésre (figyelemelvonó hatások), vagy ha az energiaszint nem elég az adott feladat elvégzéséhez.
Hogyan legyél wonderman?
1. Fordítsd az előnyödre a technológiát!
Rengeteg applikáció és program elérhető annak érdekében, hogy minél tudatosabban, profibban és agilisebb módon tudjuk végezni a feladatainkat. Ehhez nincs is másra szükséged, mint egy kis kutatásra és próbálkozásokra, hogy számodra melyik válik be a leginkább. Érdemes először átgondolni, hogy pontosan miben tudna segíteni egy applikáció. Majd a meghatározott igényekre megoldást nyújtó applikációk közül tölts le többet is, próbáld ki őket és válaszd ki azt, amelyik leginkább beválik számodra.
Amiket érdemes lehet kipróbálni:
- Todoist
- Evernote
- Trello
- Asana
- My effectiveness habits
2. Ismerd meg önmagad!
Ahhoz, hogy hatékonyabb tudj lenni, tisztában kell lenned azzal, hogy milyen körülmények közt tudsz a legproduktívabb lenni. Ismerned kell önmagad, hogy milyen tényezők tudnak abban támogatni, hogy fókuszáltan tudj koncentrálni, illetve mik azok a faktorok, amik megakadályoznak abban, hogy hatékonyan tudj dolgozni, ami miatt időt és energiát veszítesz. Sokat segít, ha ezeket végig gondolod, tudatosítod magadban, és úgy állsz neki az egyes feladatok elvégzéséhez, hogy megteremted hozzá a megfelelő körülményeket mind magaddal, mind a környezeteddel kapcsolatban.
Gondold végig, hogy mikor vagy a legjobb formádban! Mi vesz téged körül, mi szükséges ahhoz, hogy igazán produktív tudj lenni?
Érdemes végiggondolni több szempontól is a kérdést: hol tudsz igazán fókuszált lenni az adott feladat elvégzéséhez (munkahelyen, otthon, közösségi térben), milyen eszközök szükségesek hozzá, milyen napszakban, van-e valami tevékenység, ami elősegíti az elmélyülést? Mi szükséges ahhoz, hogy az elejétől a feladat elvégzéséig hatékony tudj lenni?
3. Motiváld magad!
Ahhoz, hogy hosszú távon produktív tudj lenni, kifejezetten fontos a megfelelő lelki és testi jóllét. Annak érdekében, hogy fókuszáltan tudj koncentrálni, elengedhetetlen a kipihentség, mind testileg, mind szellemileg.
Mindez viszont nem elegendő önmagában, ha nincs belső motiváció arra, hogy az előttünk álló feladat jól legyen elvégezve.
Ezért érdemes lehet a feladat megkezdése előtt ránézni, hogy miért is van szükség ennek elvégzésére. A következő kérdések mind támpontokként szolgálhatnak ehhez.
- Milyen hasznunk lesz belőle?
- Miért lesz jobb, ha kiválóan elvégzem?
- Milyen előnyeim származnak belőle?
- Miért szeretem ezt a feladatot?
- Mit élvezek benne?
- Hogyan tudom még kedvesebbé tenni magam számára?
- Miben járul hozzá a fejlődésemhez?
Bevált megoldás lehet az is, hogy önmagunk elismeréséért, teljesítményünk megerősítéséért megjutalmazzuk magunkat. Ezzel feltölthetjük magunkat a következő feladat elvégzéséhez. Így feladataink egymáshoz kapcsolódva, folyamatosan fenntartva a motivációnkat és lelkesedésünket kerülnek elvégzésre.
Ha igazán produktív szeretnél lenni, akkor a feladataidat úgy is fel tudod építeni, hogy figyelembe veszed az elvégzésükhöz szükséges energiabefektetést, és ennek megfelelően ütemezed be. Eszerint a számodra közel álló, vagyis a ,,szeretem” feladatokkal töltekezel, és frissíted fel magad, így nincs kieső idő sem, hiszen pihenésképp is effektív tudsz lenni.
4. Priorizálj, ütemezz és tervezz!
Ahhoz, hogy igazán produktívvá válhass, mindenképp foglalkoznod kell az időbeosztásoddal; hogy a lehető leghatékonyabban oszd be az időd, figyelembe véve számos szempontot. Ezek közé tartozhat az, hogy mennyi időbe telik elvégezni a feladatot, milyen erőforrások szükségesek hozzá, a részfeladatok egymásutániságát, határidejét…
Ha lenne rá 8 órám, hogy kivágjak egy fát, ebből 6 órát azzal töltenék, hogy élezem a fejszémet.- Abraham Lincoln
– Abraham Lincoln
Ahogy az idézet is mutatja, sokan, sokféleképpen priorizálunk és gondolkodunk a feladataink hatékony elvégzéséről. A leggyakrabban a feladat sürgőssége, fontossága, erőforrás-szükségletei alapján szoktuk. Azonban van valami, amit nem szoktunk számításba venni, ez pedig a kontextus.
A felgyorsult világunkban szuper jól tudunk multitaskingolni, vagyis több dolgot párhuzamosan végezni. Ez egy hasznos kompetencia, ami egyes, annyira nem jelentőségteljes, és fókuszáltságot kevésbé igénylő feladatokban jól jöhet. Azonban
azokkal a feladatokkal, amelyek szellemi frissességet, precizitást és mély figyelmet igényelnek, még a profi multitaskingosok sem boldogulnak.
A hatékonyság szempontjából a legjobb, ha feladataidat pontosan megtervezed olyan szempontok alapján, ami számodra segítségként szolgál (munkafolyamat, helyszín, időpont, téma, erőforrás, kontextus, bizonyos kollégák jelenléte…). Ezenkívül kifejezetten fontos, hogy a munkafeladatokat ott végezd, ahova azok tartoznak. Vagyis a munkahelyi feladataidat igyekezz nem otthonról végezni, és fordítva. Ez segíthet abban is, hogy arra tudj koncentrálni, ami épp előtted van. Nem szétszórt polip módjára próbálsz mindent egyszerre, közepesen elfogadható módon kivitelezni, hiszen ez szinte lehetetlen, még akkor is, ha elsőre, másodszorra és harmadszorra is jó ötletnek tűnne. 🙂
Különítsd el feladataidat helyszín és téma szerint.
Szóval, ha a munkahelyeden vagy, a feladataidat csoportosítsd aszerint, hogy melyik munkafolyamatot hol, mikor, milyen körülmények közt tudod a leghatékonyabban megoldani. Ilyenkor kizárólag ezekre koncentrálj. A napközben felgyűlő, sehova nem tartozó feladatokat, például hívásokat, egyeztetéseket intézheted utazás közben, vagy akkor, ha várakozol, vásárolsz…
Ez a tudatos szervezés és tervezés nagyban hozzájárul, hogy a feladataid átláthatók, elvégezhetők legyenek.
👉Az időgazdálkodásról itt olvashatsz bővebben.
Mindezt home officeban?!
Természetesen sokakban felmerülhet kérdésként, hogy hogyan kell ezt jól csinálni home officeban? A tudatos tervezés az egyik legalapvetőbb eleme, illetve amennyiben lehetséges, az elkülönítés. Próbáljuk meg megkülönböztetni a munka, magánélet tereit a lakásban.
Minél több módon jelezzük magunknak és a háztartásban élőknek, illetve különböztetjük meg a munkahelyi működést az otthoni programoktól, annál sikeresebben tudjuk tartani az egyensúlyt. Ezt megtehetjük öltözködéssel, meghatározott időpontokkal, szokásokkal (reggeli kávé, délután egy séta munka után…), elpakolással, területi elkülönítéssel (dolgozósarok). 👉A munka – magánélet egyensúly fenntartásával kapcsolatban itt tudsz továbbolvasni.
5. Határozd el magad!
A már bevált és megszokott rutinjainkon nehéz változtatni. A szokásainkon apró lépésekkel jelentős eredményeket tudunk elérni. Azzal, hogy optimalizálod a rendszered azért, hogy igazán hatékony lehess, kitartás, küzdelem és rengeteg önfegyelem szükséges. Ha az elhatározás megvan, egy nagy adag elköteleződés, kitartás és egy támogató közeg szükséges, hogy fenntartható legyen.
Azonban ez mind megvan benned! Kezdj neki, határozz meg kisebb célokat, adj magadnak időt, avass be másokat is a tervedbe, és kérj rendszeresen visszajelzést a változásokról, a fejlődésedről. A nagyobb célt tartsd szem előtt, de mindig koncentrálj a következő lépésre. A hatékonyság tanulható és fejleszthető. Azzal, hogy produktívabbá válsz, számos előnyhöz juthatsz, így bármikor érdemes elkezdeni tanulni és fejlődni benne.
6. Vonj be!
Ha ambíciózus céljaid vannak, és hatékonyabb szeretnél lenni, szinte elengedhetetlen, hogy másokat is bevonj. Ezért érdemes megtervezned, hogy mivel tudod megkönnyíteni a munkád. Gondold végig a feladataidat, hogy melyek azok, amiket ki tudsz adni a kezeid közül, kik azok, akik támogatni tudnának benne, akiknek bizonyos részfeladatokat delegálhatsz.
Ezenkívül érdemes kihasználni az innovatív megoldásokat. Nagy terhet tud levenni a vállunkról egy-egy jól felhasznált szoftver is. Bár eleinte több energiát igénybe vehet az, hogy a megfelelő társakat és alternatívákat megtaláljuk, hosszú távon igazán megéri.
Ha szívesen foglalkoznál mélyebben a hatékonysággal, a következő videót érdemes meghallgatni (amennyiben fordításra lenne szükséged, így tudod beállítani: Beállítások/ Feliratok/ Automatikus fordítás/ Magyar):
A mindennapok során sokszor azt gondoljuk, hogy bár több időnk lenne egy nap. Pedig épp elég időnk van, csak meg kell tanulnunk a lehető leghatékonyabban kihasználni. Ehhez elsősorban tudatos tervezés és ütemezés szükséges. Illetve a számunkra megfelelő miliő ahhoz, hogy a koncentráltságunk 100%-os legyen.
Viszont ahhoz, hogy fenntartható módon, hosszú távon produktívak tudjunk lenni, a megfelelő motiváció, a fókuszáltság, az összpontosítás és a megfelelő környezet és kontextus megvalósítása is elsődleges fontosságú.
Felhasznált szakmai tartalom
- Devi, V. R., Sunita, V., & George, M. (2012). Effective work habits for professional growth. IUP Journal of Soft Skills, 6(3), 38.
- Webber, J. K., Ser, E. M., & Goussak, G. W. (2015). Work habits as positive and negative influence on workplace productivity. Global Journal of Business Research, 9(1), 39-48.
Kisfaludy Lilla
Élvezted ezt a cikket? Csatlakozz a Zárt Közösségünkhöz! 
