Lexikon

Pszichológiai fogalomtár

Pozitív Pszichológiai Magazin

Hatékony időbeosztás? – 7 tipp, hogy te urald az idődet

Mai rohanó világunkban nagyon trendivé vált az időgazdálkodás témaköre, amin nem is csodálkozunk, hiszen a társadalmunk annak kedvez, aki minél hatékonyabban menedzseli az idejét, egészen pontosan önmagát. Mégis olyan lélektelen ez az egész: „gazdálkodás”, „menedzselés” – hol vannak az értékeink? Hol vannak az érzéseink? Hol vagyunk mi mindebben?! Most egy olyan módszert hoztunk nektek, amely talán picit szerethetőbbé, emberibbé teszi a priorizálást; s amelynek segítségével reményeink szerint ti is megtalálhatjátok az időbeosztás azon útját, amely valóban passzol a személyiségetekhez. Gerhát Réka coaching pszichológus és Lukács-Nagy Gitta pszichológus írása.

Mielőtt belevágnánk, válaszolj meg két kérdést:

  • Mi az a dolog, amit megtehetnél (de jelenleg nem teszel), és amelynek a rendszeresítése igazán kedvező hatással lenne a magánéletedre?
  • Mi az a tevékenység, ami hasonló eredményeket hozna a szakmai sikereiddel kapcsolatban?

A válaszokat jegyezd fel magadnak egy papírra, még visszatérünk rájuk!

időbeosztás_tervezés

Az írás megszűri, letisztítja a gondolatokat, és segít az egész részekre bontásában.

Az időbeosztás azon módszere, amit most megmutatunk, nem is nevezhető a szó szoros értelmében véve időgazdálkodási eszköznek, ugyanis az idő és a dolgok helyett a kapcsolatok fenntartására és gazdagítására, illetve az eredmények elérésére helyezi a hangsúlyt. Íme az időbeosztás mátrixa, vagy más néven az Eisenhower-mátrix:

 
időbeosztás - először a fontosat

Leegyszerűsítve azt mondhatjuk, hogy az időnket négyféleképpen tölthetjük el… (Covey, 2014)

Koncentrálhatunk a sürgős és fontos; a sürgős, de nem fontos; a nem sürgős és nem is fontos; vagy a fontos, de nem sürgős tevékenységekre. Az ábra alapján talán egyértelmű számodra, hogy mi lehet a megoldásfókusz nyitja, de azért nézzük először a negyedeket kicsit közelebbről. 🙂

A sürgős teendők fogságában…

Ha egy tennivaló sürgős, az azt jelenti, hogy azonnali figyelmet érdemel, és nyomást gyakorol ránk. Azokat az embereket, akik javarészt az 1. negyedre összpontosítanak, úgy is nevezhetnénk, hogy a „Problémaorientáltak”, hiszen folyton a határidő nyomására teljesítenek.

Ez az első negyed – tehát a sürgős és fontos tevékenységek tere – bizony sokszor vezet kiégéshez!

Ha problémaorientált emberként élünk, egyetlen menedékül a 4. negyed szolgálhat számunkra, ahol olyan pótcselekvésekhez folyamodhatunk, mint a céltalan filmezés, netezés vagy a nassolás…

A negyedik negyed.

Azonban a sürgős dolgok sok esetben nem fontosak, így előfordulhat, hogy rengeteget időzünk a 3. negyedben, miközben azt hisszük, hogy az első negyedben élünk.

Ilyenkor valójában csak a mások elvárásai szerint fontos dolgokat teljesítjük sürgősen.

Ahogy a táblázat is mutatja: ha a harmadik negyed rabjai vagyunk, vágyunk mások elismerésére, ezért általában alárendeljük önmagukunkat a vezetőink, példaképeink, szüleink, párunk, barátaink stb. elképzeléseinek. S ha már kellőképp kihajtottuk magunkat, a negyedik negyedbe zuhanhatunk.

Van, aki alapvetően a 4. negyedben él…

Mi pontosan tudjuk, hogy mennyire könnyű beleesni a lázas tevékenység csapdájába, miközben nem a jó irányba tartunk… sőt olykor-olykor a pótcselekvések is beszippantanak bennünket, ha már megint nem tartottuk szem előtt a céljainkat. Ez mindenkivel megesik. 🙂

időbeosztás

Folyton mellémegy?

Azonban tapasztalatból mondjuk, hogy minél több energiát fektetünk a tudatos életmód kialakításába, annál könnyebben megy a legfőképp számunkra fontos dolgok szem előtt tartása!

A hatékony időbeosztás alapköve

Ahogy Stephen R. Covey (2014) fogalmaz, eredményes emberként javarészt távol tartjuk magunkat a 3. és a 4. negyedtől, az 1. negyed tevékenységeit pedig tudjuk kezelni.

A problémák helyett a megoldási lehetőségekre összpontosítunk, és előre gondolkozunk.

Így is lesznek krízishelyzeteink, amelyek azonnali figyelmet igényelnek, de ez egyre és egyre ritkábban fordul elő az életünkben… A legtöbb időnket a második negyedben töltjük:

Fontos, de nem sürgős...

Tehát a fontos, de nem sürgős tevékenységeket tartjuk szem előtt, s ezáltal megsokszorozzuk az erőforrásaikat.

A cikk elején feltett kérdésekre adott válaszaidat felidézve:

Melyik negyedbe illenek bele a leginkább? Sürgősek? Inkább fontosak?

És mi kell ahhoz, hogy tényleg a számodra fontos dolgokkal tudj foglalkozni?!

Érdekesség

Maga a mátrix David D. Eisenhowerről, az USA hadseregének tábornokáról, vezérkari főnökéről, későbbi elnökéről kapta a nevét.

Covey azért nevezte el Eisenhowerről a mátrixot, mert az egykori elnök híres volt a hatékonyságáról. Egyik mondása szerint: „Ami fontos, az ritkán sürgős, és ami sürgős az ritkán fontos”.

Az út a hatékony időbeosztás felé…

A következő idézet rendkívül jól szemlélteti azt, amiről beszélünk: mindenekelőtt el kell döntened, hogy mi az igazán fontos az életedben!

A sikeres ember rendelkezik azzal a szokással, hogy megteszi azokat a dolgokat, amelyeket a sikertelen emberek nem szívesen csinálnak. A sikeres emberek sem szívesen teszik meg ezeket. Képesek azonban arra, hogy ellenérzésüket alárendeljék a célnak.

- E. M. Gray.

Kell tehát életcél és értékrend, egy mindennél fontosabb belső „IGEN”, ami erőt ad ahhoz, hogy megtedd a nemszeretem vagy a mostnincsráidőm dolgokat. Például, hogy:

  • felkelj hajnalban edzeni,
  • elővedd a rég porosodó nyelvtudásod, vagy
  • minőségi időt tölts a szeretteiddel.

És természetesen, hogy az egyéb dolgokra mentegetőzés nélkül, bátran – kedvesen, de határozottan tudj NEMET mondani.

Mint ahogy tette ezt egy vállalat vezetője is...

... aki interjúadás helyett kirándulni ment a családjával. Őszintén elmondta pár héttel később, miért csúsztatta el:

„Hazugság lenne, hogy nem volt rá időm. Lett volna, de fontosabb volt, hogy időt töltsek a családommal. Számomra ez a prioritás.”

Ha nem tűzünk ki célokat, gyakorlatilag leélhetjük az életünket úgy, hogy mindig a sürgős dolgokra reagálunk. Nézzük most a praktikus tippeket, amik segíthetnek!

7 időbeosztást segítő tipp

Miként tudunk úgy tervezni és cselekedni, hogy a második negyed tevékenységei elől is maradjanak?

Összegyűjtöttünk hat elengedhetetlen tényezőt:

1. Egyensúly – szerepeink azonosítása

Írd össze az egyes szerepeidet, hogy egyensúlyban tarthasd az életed különböző területeit (egészség, család, szakmai és személyes fejlődés stb).

céltudatos élet szerepeim

„Én például 2020-ban az 'önmagam', pár, testvér, gyerek, gazdi, barát, coaching pszichológus, egyetemi oktató, kutató és főszerkesztő szerepeivel jellemzem magam.” – Gerhát Réka

Az egyensúly megteremtése rendkívül fontos, hiszen ideig-óráig elegendő lehet mondjuk a szakmai siker is, de vajon kárpótolhat-e bennünket egy tönkrement házasságért, vagy az egészségünk megromlásáért?

Elégedett vagy az életeddel a saját szerepeid tükrében?

Tipp: Ha közelebbről is megfigyeljük a szerepeinket, felfedhetjük önmagunk előtt valódi motivációinkat, és azt is, hogy milyen tudatos, vagy kevésbé tudatos célok irányítják az életünket. Ebben sokat adhat az ún. szereptorta megalkotása, amit egy rövidke cikkünk segítségével tehetsz meg. 🙂

2. Célok kitűzése

Kiemelten fontos, hogy meghatározd a szerepeiddel kapcsolatos hosszú és rövid távú céljaidat, az értékrendedet, amit mindig szem előtt tarthatsz!

Nem az időbeosztásunkban kell kijelölnünk az elsőségeinket, hanem a prioritásaink köré kell szerveznünk az időbeosztásunkat!

- S. R. Covey.

3. Következetesség

Ellenőrizd, hogy a szerepeid, a jövőképed és a kitűzött céljaid összhangban állnak-e a vágyaiddal, ugyanis ez szükséges ahhoz, hogy önfegyelmet tudj gyakorolni, és következetes légy.

Életcélok összegyűjtése

A következetesség érdekében célszerű a határidőnaplód hátuljába összegyűjtened (a szerepeid mellett) az életcéljaidat és a rövid távú terveidet is. /Kép: Lukács-Nagy Gitta/

Akár egy-egy kis képet is beragaszthatsz, amik szavak nélkül is emlékeztetnek majd téged a lényegre.

4. Tervezés és ütemezés

Tervezd meg az előtted álló évet! (Ezzel kapcsolatos hátráltató elképzelés lehet, hogy csak januárban teheted meg…) Fogj hozzá MOST! 🙂

Az évtervezés egyrészt segíthet Téged abban, hogy rendezhesd, lezárhasd a mögötted álló időszakot:

  • Mire mondasz majd nemet, hogy helyet csinálj az újnak?
  • Mi az, ami a jövő évedben is hasznodra válik?

Másrészt, hogy nyugodtan megtervezhesd a következőt:

  • célkitűzés,
  • erőforrásgyűjtés,
  • első kis lépések,
  • negyedéves és éves terv.

Munkaterv

Ha elkészültél, gondold végig az éppen előtted álló hónapot, és rendelj időpontokat a kitűzött céljaid megvalósításához.

Nem tudunk egy napba vagy hétbe belesűríteni mindent!

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy mindennel egyszerre szeretnének foglalkozni, ez azonban sajnos nem fog menni, legalábbis hosszú távon semmiképpen sem. Amikor időkeretet szabunk a terveinknek, annak kellően tágnak kell lennie ahhoz, hogy több szerepünk teljesítése is beleférjen, de ne legyen túl hosszú sem ahhoz, hogy halogatni tudjuk az egyes feladatokat.

Tervezzünk például egy hónapra!

E hónap leforgása alatt dolgozunk, legalább 1 teljes hétvégét eltöltünk a családunkkal – minden más dolog kizárásával, legalább egyszer találkozunk a barátainkkal és a közeli családtagjainkkal. Ezek a dolgok ebbe az időbe már kényelmesen beleférnek, de 1 hétbe bajosan tudnánk besűríteni őket.

Véleményünk szerint a havi, majd a heti egységekben való tervezés tudja leginkább hatékonnyá, eredményessé tenni az életünk megszervezését. (Persze naponta is végezhetsz apróbb módosításokat – pontosításokat, de az alapegység mindig egy hét vagy hónap legyen!)

heti tervezés

Egy alternatíva a heti tervezéshez.

Tipp: Kutatások alapján a legtöbbünknek a péntek délután, illetve a vasárnap az ideális alkalom a tervezésre: pénteken érdemes a szerepcéljaink szerint meghatározni a következő kis lépéseinket, vasárnap pedig a részletes heti időbeosztásunkat. Próbáld ki te is! 🙂

Laura Vanderkam izgalmas előadásában azt mondja, hogy az idő rugalmasan alkalmazkodik ahhoz, aminek szerintünk bele kell férnie, tehát az idő döntés kérdése!

A második negyedre fókuszáló tervezés nem csak azt teszi lehetővé, hogy a legfontosabb dolgokat előtérbe helyezd. Szabadságot és rugalmasságot is ad, hogy kezelni tudd a váratlan eseményeket!

5. Emberi kapcsolatok és rugalmasság

Ha a kapcsolatainkról van szó, a hatékonyság fogalma picit más értelmet nyer… Hatékonyak lehetünk az élettelen dolgokkal kapcsolatban, de emberekkel szemben inkább minőségről érdemes beszélni, ugyanis ha „hatékonyan le akarjuk tudni” az esti vacsit a párunkkal, az maximum újabb konfliktusokat szül (uraink)… Hosszú távon pedig elhidegülést.

Egy picit más szemszögből megközelítve: sok szülővel találkozunk, akik állandó kudarcot éreznek, mert nem tudják teljesíteni mindazt, amit szeretnének, hiszen az idejük zömét arra fordítják, hogy megfelelően gondját viseljék a picinek.

Ha te is hasonló cipőben jársz, ne feledd, hogy a frusztrációink a saját elvárásaink függvényében születnek, amelyeket sok esetben a társadalmi tükör nyomán alakítunk ki, és nem a saját értékeinkből, prioritásainkból fakadnak!

6. Mindig legyen kéznél!

És végül elengedhetetlen, hogy a naplód hordozható legyen – ezért válassz egy kisebb papíralapú naptárt – mi ajánljuk a Slow Budapest Anti-határidőnaplóit!

anti-határidőnapló

A 2020-as anti-határidőnapló egyik szépséges oldala.

Ha pedig a technológia szerelmese vagy, készítsd el mindezt online. Hasznos app lehet számodra pl.: a Wunderlist: To-Do List & Tasks.

wunderlist

Az applikáció kinézete számítógépen és mobilon.

Ne feledd: a határidőnaplód arra való, hogy szolgáljon téged, nem pedig arra, hogy te szolgáld! Alakítsd a saját igényeid, stílusod, egyéniséged szerint! 🙂

7. Tedd szokásoddá az öngondoskodást!

Ha nem figyelsz oda az igényeidre, kiteszed magad a túlzott mértékű stressz, a kiégés, a szorongás az elszigetelődés és a depresszió kockázatának. Séta a szabadban? Olvasás, zenehallgatás, színezés? Minőségi időtöltés a szeretteiddel? Naplóvezetés, meditáció, jóga? Fedezd fel, hogy mi az, ami segít – milyen módon törődhetsz legjobban önmagaddal: mit érdemes beépítened az életedbe, vagy gyakrabban csinálnod!

Öngondoskodás Mozgalom az Instagramon

Ha fent vagy Instgramon, akkor kattints ide, és csatlakozz hozzánk! Tegyél egy apróságot minden nap a testi-lelki-szellemi-szociális egészségedért.

  • Az ÉV MINDEN EGYES NAPJÁN hozok egy kis gyakorlatot, a testi-lelki-szellemi-szociális egészségünket megtámogató „feladatot", tippet, ötletet vagy épp lélekerőt adó bölcsességet.⁣
  • A Napi Öngondoskodást minden REGGEL a SZTORIMBAN találod.
    Ha van kedved, kapcsolódhatsz kérdésmatricán, vagy privát üzenetben, de úgy is részt vehetsz, hogy csak „magaddal viszed” az aktuális gyakorlatot / bölcsességet.⁣⁣⁣⁣
  • Hívj meg másokat is!⁣⁣⁣⁣⁣
    Amennyiben úgy gondolod, van olyan ismerősöd, akinek szintén szüksége lehet egy kis öngondoskodásra, jelöld meg kommentben az egyik poszt alatt.⁣⁣⁣
    ⁣⁣⁣⁣⁣⁣

Öngondoskodás mozgalom

És ne feledd: ne ostorozd magad, ha valami épp nem jön össze! A lényeg az, hogy feltöltődj! ❤️🤗

Ha úgy érzed, túl elfoglalt vagy / nincs elég erőd hozzá, az pont annak a jele, hogy több öngondoskodásra van szükséged. gondold át, hogyan csinálhatsz helyet neki az életedben!

Gyakorlat

Készítsd el az időbeosztási mátrixodat!

Válassz ki egy 2. negyedbeli tevékenységet, amelyről tudod, hogy eddig elhanyagoltad – és ha beépítenéd az életedbe, garantáltan kedvező változásokat eredményezne. Írd le, és kötelezd el magad az elvégzésére! 🙂

Felhasznált szakmai tartalom

  • Chapman, G. (2015): Az 5 szeretetnyelv: Egymásra hangolva – Az életre szóló szeretet titka. Harmat Kiadói Alapítvány, Budapest.
  • Covey, S. R. (2014): A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása – Az önfejlesztés kézikönyve. Osiris Kiadó, Budapest.
  • Dweck. C. S. (2015): Szemléletváltás: A siker új pszichológiája. HVG Kiadó, Budapest.
  • Frankl, V. E. (2007): …mégis mondj igent az életre! JEL Kiadó, Budapest.
  • Vanderkam, L. (2017): How to gain control of your free time. Ted Talks.

Az eredeti cikk 2019. 05. 30-án született, a frissített és bővített verzió 2021. 07. 10-étől érhető el.

Ha tetszett a cikkünk, oszd meg másokkal is! 😉

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
Email
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Megosztás itt: pinterest
Pinterest
Megosztás itt: print
Nyomtatás
Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
Megosztás itt: pinterest
Megosztás itt: print
Neked ajánljuk
Hozzászólások

    Vélemény, hozzászólás?

    Az e-mail-címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

    Skip to content