Először a fontosat! – 6 tipp, hogy te urald az idődet

Mai rohanó világunkban nagyon trendivé vált az időgazdálkodás témaköre, amin nem is csodálkozunk, hiszen a társadalmunk annak kedvez, aki minél hatékonyabban menedzseli az idejét, egészen pontosan önmagát. Mégis olyan lélektelen ez az egész: „gazdálkodás”, „menedzselés” – hol vannak az értékeink? Hol vannak az érzéseink? Hol vagyunk mi mindebben?! Most egy olyan módszert hoztunk nektek, amely talán picit szerethetőbbé, emberibbé teszi a priorizálást; s amelynek segítségével reményeink szerint ti is megtalálhatjátok az időbeosztás azon útját, amely valóban passzol a személyiségetekhez. Gerhát Réka pszichológus, coach és Lukács-Nagy Gitta pszichológus, családterapeuta-jelölt írása.

Mielőtt belevágnánk, válaszolj meg két kérdést:

  • Mi az a dolog, amit megtehetnél (de jelenleg nem teszel), és amelynek a rendszeresítése igazán kedvező hatással lenne a magánéletedre?
  • Mi az a tevékenység, ami hasonló eredményeket hozna a szakmai sikereiddel kapcsolatban?

A válaszokat jegyezd fel magadnak egy papírra, még visszatérünk rájuk!

időbeosztás_tervezés

Az írás megszűri, letisztítja a gondolatokat, és segít az egész részekre bontásában.

Az időbeosztás azon módszere, amit most megmutatunk, nem is nevezhető a szó szoros értelmében véve időgazdálkodási eszköznek, ugyanis az idő és a dolgok helyett a kapcsolatok fenntartására és gazdagítására, illetve az eredmények elérésére helyezi a hangsúlyt. Íme az időbeosztás mátrixa:

 
időbeosztás - először a fontosat

Leegyszerűsítve azt mondhatjuk, hogy az időnket négyféleképpen tölthetjük el… (Covey, 2014)

Koncentrálhatunk a sürgős és fontos; a sürgős, de nem fontos; a nem sürgős és nem is fontos; vagy a fontos, de nem sürgős tevékenységekre. A cikkünk címe nem volt túl titokzatos, így talán már számotokra is egyértelművé vált, hogy mi lehet a megoldásfókusz nyitja, de azért nézzük először a negyedeket kicsit közelebbről. 🙂

A sürgős teendők fogságában…

Ha egy tennivaló sürgős, az azt jelenti, hogy azonnali figyelmet érdemel, és nyomást gyakorol ránk. Azokat az embereket, akik javarészt az 1. negyedre összpontosítanak, úgy is nevezhetnénk, hogy a „Problémaorientáltak”, hiszen folyton a határidő nyomására teljesítenek.

Ez az első negyed – tehát a sürgős és fontos tevékenységek tere – bizony sokszor vezet kiégéshez!

A problémaorientált emberek egyetlen menedékéül egyébként a 4. negyed szolgálhat, ahol olyan pótcselekvésekhez folyamodnak, mint a céltalan tv-nézés, vagy a nassolás…

A negyedik negyed.

Azonban a sürgős dolgok sok esetben nem fontosak, így van, aki rengeteget időzik a 3. negyedben, miközben azt hiszi, hogy az első negyedben él.

Ők valójában csak a mások elvárásai szerint fontos dolgokat teljesítik sürgősen.

Ahogy a táblázat is mutatja: vágyják mások elismerését, ezért általában alárendelik önmagukat a vezetőik, példaképeik elképzeléseinek. S ha már kellőképp kihajtották magukat, a negyedik negyedben vigasztalódnak.

Vannak persze olyanok is, akik alapvetően a 4. negyedben élnek… a táblázat remekül szemlélteti, hogy milyenek is lehetnek a mindennapjaik.

Mi pontosan tudjuk, hogy mennyire könnyű beleesni a lázas tevékenység csapdájába, miközben nem a jó irányba tartunk… sőt olykor-olykor a pótcselekvések is beszippantanak bennünket, ha már megint nem tartottuk szem előtt a céljainkat. Ez mindenkivel megesik. 🙂

időbeosztás

Folyton mellémegy?

Azonban tapasztalatból mondjuk, hogy minél több energiát fektetünk a tudatos életmód kialakításába, annál könnyebben megy a legfőképp számunkra fontos dolgok szem előtt tartása!

A hatékony időbeosztás alapköve

Ahogy Stephen R. Covey (2014) fogalmaz, az eredményes emberek javarészt távol tartják magukat a 3. és a 4. negyedtől, az 1. negyed tevékenységeit pedig tudják kezelni.

A problémák helyett a megoldási lehetőségekre összpontosítanak, és előre gondolkoznak.

Nekik is vannak krízishelyzeteik, amelyek azonnali figyelmet igényelnek, de ez egyre és egyre ritkábban fordul elő az életükben… A legtöbb idejüket a második negyedben töltik:

Tehát a fontos, de nem sürgős tevékenységeket tartják szem előtt, s ezáltal megsokszorozzák az erőforrásaikat.

A cikk elején feltett kérdésekre adott válaszaidat felidézve:

Melyik negyedbe illenek bele a leginkább? Sürgősek? Inkább fontosak?

És mi kell ahhoz, hogy tényleg a számodra fontos dolgokkal tudj foglalkozni?!

Az út a hatékony időbeosztás felé…

A következő idézet rendkívül jól szemlélteti azt, amiről beszélünk: mindenekelőtt el kell döntened, hogy mi az igazán fontos az életedben!

A sikeres ember rendelkezik azzal a szokással, hogy megteszi azokat a dolgokat, amelyeket a sikertelen emberek nem szívesen csinálnak. A sikeres emberek sem szívesen teszik meg ezeket. Képesek azonban arra, hogy ellenérzésüket alárendeljék a célnak.

- E. M. Gray.

Kell tehát életcél és értékrend, egy mindennél fontosabb belső „IGEN”, ami erőt ad ahhoz, hogy megtedd a nemszeretem vagy a mostnincsráidőm dolgokat. Például, hogy:

  • felkelj hajnalban edzeni,
  • elővedd a rég porosodó nyelvtudásod, vagy
  • minőségi időt tölts a szeretteiddel.

… és természetesen, hogy az egyéb dolgokra bátran, mosolyogva, mentegetőzés nélkül tudj NEMET mondani.

Mint ahogy tette ezt egy vállalat vezetője is...

... aki interjúadás helyett kirándulni ment a családjával. Őszintén elmondta pár héttel később, miért csúsztatta el:

„Hazugság lenne, hogy nem volt rá időm. Lett volna, de fontosabb volt, hogy időt töltsek a családommal. Számomra ez a prioritás.”

Ha nem tűzünk ki célokat, gyakorlatilag leélhetjük az életünket úgy, hogy mindig a sürgős dolgokra reagálunk. Nézzük most a praktikus tippeket, amik segíthetnek!

6 tipp…

Miként tudunk úgy tervezni és cselekedni, hogy a második negyed tevékenységei elől is maradjanak?

Összegyűjtöttünk hat elengedhetetlen tényezőt:

1. Egyensúly – szerepeink azonosítása

Írd össze az egyes szerepeidet, hogy egyensúlyban tarthasd az életed különböző területeit (egészség, család, szakmai és személyes fejlődés stb).

céltudatos élet szerepeim

„Én például 2020-ban az 'önmagam', pár, testvér, gyerek, gazdi, pszichológus, oktató, coach, kutató, főszerkesztő és barát szerepeivel jellemzem magam.” – Gerhát Réka

Az egyensúly megteremtése rendkívül fontos, hiszen ideig-óráig elegendő lehet mondjuk a szakmai siker is, de vajon kárpótolhat-e bennünket egy tönkrement házasságért, vagy az egészségünk megromlásáért?

Elégedett vagy az életeddel a saját szerepeid tükrében?

Tipp: Ha közelebbről is megfigyeljük a szerepeinket, felfedhetjük önmagunk előtt valódi motivációinkat, és azt is, hogy milyen tudatos, vagy kevésbé tudatos célok irányítják az életünket. Ebben sokat adhat az ún. szereptorta megalkotása, amit egy rövidke cikkünk segítségével tehetsz meg. 🙂

2. Célok kitűzése

Kiemelten fontos, hogy meghatározd a szerepeiddel kapcsolatos hosszú és rövid távú céljaidat, az értékrendedet, amit mindig szem előtt tarthatsz!

Nem az időbeosztásunkban kell kijelölnünk az elsőségeinket, hanem a prioritásaink köré kell szerveznünk az időbeosztásunkat!

- S. R. Covey.

3. Következetesség

Ellenőrizd, hogy a szerepeid, a jövőképed és a kitűzött céljaid összhangban állnak-e a vágyaiddal, ugyanis ez szükséges ahhoz, hogy önfegyelmet tudj gyakorolni, és következetes légy.

Életcélok összegyűjtése

A következetesség érdekében célszerű a határidőnaplód hátuljába összegyűjtened (a szerepeid mellett) az életcéljaidat és a rövid távú terveidet is. /Kép: Lukács-Nagy Gitta/

Akár egy-egy kis képet is beragaszthatsz, amik szavak nélkül is emlékeztetnek majd téged a lényegre.

4. Tervezés és ütemezés

Tervezd meg az előtted álló évet! (Ezzel kapcsolatos hátráltató elképzelés lehet, hogy csak januárban teheted meg…) Fogj hozzá MOST! 🙂

Az évtervezés egyrészt segíthet Téged abban, hogy rendezhesd, lezárhasd a mögötted álló időszakot:

  • Mire mondasz majd nemet, hogy helyet csinálj az újnak?
  • Mi az, ami a jövő évedben is hasznodra válik?

Másrészt, hogy nyugodtan megtervezhesd a következőt:

  • célkitűzés,
  • erőforrásgyűjtés,
  • első kis lépések,
  • negyedéves és éves terv.

Munkaterv

Ha elkészültél, gondold végig az éppen előtted álló hónapot, és rendelj időpontokat a kitűzött céljaid megvalósításához.

Nem tudunk egy napba belesűríteni mindent!

Sokan elkövetik azt a hibát, hogy mindennel egyszerre szeretnének foglalkozni, ez azonban sajnos nem fog menni, legalábbis hosszú távon semmiképpen sem. Amikor időkeretet szabunk a terveinknek, annak kellően tágnak kell lennie ahhoz, hogy több szerepünk teljesítése is beleférjen, de ne legyen túl hosszú sem ahhoz, hogy halogatni tudjuk az egyes feladatokat.

Tervezzünk például egy hónapra!

E hónap leforgása alatt dolgozunk, legalább 1 teljes hétvégét eltöltünk a családunkkal – minden más dolog kizárásával, legalább egyszer találkozunk a barátainkkal és a közeli családtagjainkkal. Ezek a dolgok ebbe az időbe már kényelmesen beleférnek, de 1 hétbe bajosan tudnánk besűríteni őket.

Véleményünk szerint a havi, majd a heti egységekben való tervezés tudja leginkább hatékonnyá, eredményessé tenni az életünk megszervezését. (Persze naponta is végezhetsz apróbb módosításokat – pontosításokat, de az alapegység mindig egy hét vagy hónap legyen!)

heti tervezés

Egy alternatíva a heti tervezéshez.

Tipp: Kutatások alapján a legtöbbünknek a péntek délután, illetve a vasárnap az ideális alkalom a tervezésre: pénteken érdemes a szerepcéljaink szerint meghatározni a következő kis lépéseinket, vasárnap pedig a részletes heti időbeosztásunkat. Próbáld ki te is! 🙂

Laura Vanderkam izgalmas előadásában azt mondja, hogy az idő rugalmasan alkalmazkodik ahhoz, aminek szerintünk bele kell férnie, tehát az idő döntés kérdése!

A második negyedre fókuszáló tervezés nem csak azt teszi lehetővé, hogy a legfontosabb dolgokat előtérbe helyezd. Szabadságot és rugalmasságot is ad, hogy kezelni tudd a váratlan eseményeket!

5. Emberi kapcsolatok és rugalmasság

Ha a kapcsolatainkról van szó, a hatékonyság fogalma picit más értelmet nyer… Hatékonyak lehetünk az élettelen dolgokkal kapcsolatban, de emberekkel szemben inkább minőségről érdemes beszélni, ugyanis ha „hatékonyan le akarjuk tudni” az esti vacsit a párunkkal, az maximum újabb konfliktusokat szül (uraink)… Hosszú távon pedig elhidegülést.

Egy picit más szemszögből megközelítve: sok szülővel találkozunk, akik állandó kudarcot éreznek, mert nem tudják teljesíteni mindazt, amit szeretnének, hiszen az idejük zömét arra fordítják, hogy megfelelően gondját viseljék a picinek.

Ha te is hasonló cipőben jársz, ne feledd, hogy a frusztrációink a saját elvárásaink függvényében születnek, amelyeket sok esetben a társadalmi tükör nyomán alakítunk ki, és nem a saját értékeinkből, prioritásainkból fakadnak!

6. Mindig legyen kéznél!

És végül elengedhetetlen, hogy a naplód hordozható legyen – ezért válassz egy kisebb papíralapú naptárt – mi ajánljuk a Slow Budapest Anti-határidőnaplóit!

anti-határidőnapló

A 2020-as anti-határidőnapló egyik szépséges oldala.

Ha pedig a technológia szerelmese vagy, készítsd el mindezt online. Hasznos app lehet számodra pl.: a Wunderlist: To-Do List & Tasks.

wunderlist

Az applikáció kinézete számítógépen és mobilon.

Ne feledd: a határidőnaplód arra való, hogy szolgáljon téged, nem pedig arra, hogy te szolgáld! Alakítsd a saját igényeid, stílusod, egyéniséged szerint! 🙂

Gyakorlat

Készítsd el az időbeosztási mátrixodat!

Válassz ki egy 2. negyedbeli tevékenységet, amelyről tudod, hogy eddig elhanyagoltad – és ha beépítenéd az életedbe, garantáltan kedvező változásokat eredményezne. Írd le, és kötelezd el magad az elvégzésére! 🙂
Csatlakozz a közösségünkhöz!
megoldásközpont facebook csoport

Ingyenes Privát Facebook csoport

Csoportunk neked szól, ha elég motivált vagy ahhoz, hogy elkezdj dolgozni önmagad megvalósításán. Itt olyan EXTRA TARTALMAKHOZ juthatsz, amiket máshol nem osztunk meg; és kapcsolatot építhetsz a csoport többi tagjával. Tedd fel kérdéseidet, és oszd meg velünk sikerélményeidet! 🙂

Felhasznált szakmai tartalom

  • Chapman, G. (2015): Az 5 szeretetnyelv: Egymásra hangolva – Az életre szóló szeretet titka. Harmat Kiadói Alapítvány, Budapest.
  • Covey, S. R. (2014): A kiemelkedően eredményes emberek 7 szokása – Az önfejlesztés kézikönyve. Osiris Kiadó, Budapest.
  • Dweck. C. S. (2015): Szemléletváltás: A siker új pszichológiája. HVG Kiadó, Budapest.
  • Frankl, V. E. (2007): …mégis mondj igent az életre! JEL Kiadó, Budapest.
  • Vanderkam, L. (2017): How to gain control of your free time. Ted Talks.

Ha tetszett a cikkünk, oszd meg másokkal is! 😉

Megosztás itt: facebook
Facebook
Megosztás itt: email
Email
Megosztás itt: linkedin
LinkedIn
Megosztás itt: pinterest
Pinterest
Megosztás itt: print
Nyomtatás
Megosztás itt: facebook
Megosztás itt: email
Megosztás itt: linkedin
Megosztás itt: pinterest
Megosztás itt: print
Neked ajánljuk
Hozzászólások

Vélemény, hozzászólás?

Az email címet nem tesszük közzé. A kötelező mezőket * karakterrel jelöltük

Az oldal tartalma szerzői jogvédelem alatt áll.