Napjaink rohanó világában szívesen keresünk olyan módszereket, amelyek segítenek az időnk hatékony beosztásában. Tervezünk, naptárt vezetünk, emlékeztetőket és határidőket tűzünk ki. De miért történhet, hogy egy precízen megtervezett, jól beosztott hetirend mégis a feje tetejére áll, a hétvégén pedig azt érzed, hogy semmire nincs időd? Cikkünkben rátekintünk néhány olyan szokásra, amely felboríthatja az időbeosztásodat, és hozunk hatékonyságot segítő tippeket is. Konyári Ildikó írása – a kávéd mellé. [Presso elvitelre]
Mindannyian örülnénk egy szuperképességnek, amelynek a segítségével úgy hajlíthatnánk az időt, ahogy nekünk megfelel. A rossz hír az, hogy ilyen szuperképességre nem tehetünk szert, a jó hír viszont az, hogy néhány igazán apró szokásunk megfigyelésével és megváltoztatásával kezünkbe vehetjük saját időnket.
Korábbi cikkünkben már olvashattál arról, hogyan is érdemes nekivágnod az időd beosztásának. Számos eszköz és módszer segíthet a tervezésben, de mégis miért borul fel a beosztásunk, és csúszik ki az ujjaink közül az idő? Nézzük meg együtt azokat a szokásokat, amelyek szinte észrevétlenül állnak a hatékony időfelhasználás és feladatvégzés útjába!
1. „Csak rápillantok a telefonomra…”
Veled is előfordult már, hogy pár percre elővetted a telefonodat – tényleg csak azért, hogy rápillants, gyorsan átgörgesd a közösségimédia-felületeidet –, és azon kaptad magad, hogy már eltelt 10-20 perc is? Gyakran megesik, hogy mindezt észrevétlenül, naponta többször is megtesszük, így
egy nap alatt akár több órát is tölthetünk a céltalan interneten való szörföléssel.
Ez ijesztőnek tűnhet, elsőnek pedig azt gondolhatjuk, hogy velünk ilyen biztosan nem fordul elő, hiszen tudatosan odafigyelünk a médiafogyasztásunkra szánt időre. Érdemes (akár a telefon beállításain belül vagy applikáció segítségével) egy pillantást vetni a valós adatokra.
Több alkalmazás elérhető, amely nemcsak méri a különböző alkalmazásokban töltött aktív idődet, hanem beállíthatsz napi limitet is, amelynek letelte után értesítést kapsz.
Korábbi cikkünkben arról olvashatsz, miért érzünk szorongást, ha nem nézhetünk rá a telefonunkra, és hasznos tippeket találsz a leküzdésére.
2. „Ej, ráérünk arra még!” – túlbecsült idő
Te is érezted már úgy, hogy jóval könnyebb dolgod lenne, ha akár csak egy nappal korábban elkezdted volna egy nagyobb feladat elvégzését? Ha egy határidő még távolabb van, előfordulhat, hogy túlbecsüljük a rendelkezésünkre álló időt. A dátum közeledtével egyre több tennivalóval találjuk szembe magunkat, végül arra eszmélünk, hogy túl későn láttunk neki a teendőinknek.
Gyakran túlbecsüljük a rendelkezésünkre álló időt, és felhalmozzuk a feladatainkat.
A kutatási eredmények szerint azok a munkacsoportok hatékonyabban dolgoznak, ahol már a feladatok elvégzése előtt átbeszélik az idővel kapcsolatos kérdéseket, például, hogy mennyi idő szükséges a részfeladatok elvégzéséhez, vagy milyen késéssel lehet számolni (Janicik és Bartel, 2003). Érdemes tehát úgynevezett „akciótervet” kidolgozni a nagyobb feladatokhoz. Bontsd részfeladatokra, és szabj határidőket hozzájuk!
3. „Ezt majd később megcsinálom, most nincs hozzá kedvem.”
Elengedhetetlen olykor sorrendet felállítani a teendőink között. Erre leginkább akkor van szükségünk, amikor sok feladatot kellene elvégeznünk, lehetőleg minél hamarabb. Számos oka lehet annak, ha bizonyos tevékenységeket sokáig halogatunk. Általánosságban viszont elmondhatjuk, hogy azokat a feladatokat szeretjük hátrahagyni, amelyeket nem kedvelünk.
Megkönnyítheti a dolgunkat a priorizálás. A hatékony időbeosztásról írt korábbi cikkünkben olvashatsz a sürgős-fontos mátrix módszeréről, amely segítséget nyújthat.
Tűzz ki pontos időpontot a feladatra, írd be a naptáradba vagy az órarendedbe, ne szervezz más tevékenységet arra az időre!
Ha te is küzdesz a halogatással, itt olvass tovább!
4. „Gyorsan letudom!”
Érdemes arra is figyelmet fordítani, hogy az elvégzendő feladatainkra elegendő időt szánjunk. Egy rosszul kalkulált, elnyúló tevékenység sok más, fontos napirendi pontot kiszoríthat. Az elcsúszó feladat miatt túlvállalhatjuk magunkat, és egyre kevesebb időt tudunk szánni az egyes folyamatokra, pedig az elegendő időráfordítás elengedhetetlen a fókuszált figyelemhez.
Vizsgáld meg, hogy az elvégzendő feladathoz:
- Mennyi idő szükséges?
- Milyen részfeladatokból tevődik össze?
- Pontosan mikor fogom elvégezni?
5. „Nincs időm pihenni…”
Ma alvás helyett inkább egész éjjel tanulok. Találkoztál már ezzel a mondattal? Megesik, hogy a pihenést és a feltöltődést háttérbe szorítjuk, mondván, elsőnek a munka legyen elvégezve. Testi és szellemi töltekezés híján viszont csökken a figyelmünk, emiatt romlik a teljesítményünk. Ugyanazon feladat elvégzése így akár több időbe is telhet, emiatt nagyobb lesz rajtunk az időnyomás és a stressz.
Megéri akár rövidebb programokat, pihentető elfoglaltságokat beiktatni a hetirendünkbe, amelyekből megtankolhatjuk energiaraktárainkat.
Néhány apró szokás megváltoztatásával igazán sok időt nyerhetünk a hétköznapjainkban. Nemcsak a tervezés, hanem önmagunk megfigyelése és ellenőrzése is segíti a hatékony munkavégzést és a rendelkezésünkre álló idő kihasználását. Láthattuk, hogy odafigyeléssel és tudatos tervezéssel átformálhatjuk időrabló megszokásainkat.
A kimerültség, túlhajszoltság érzése nehezíti a mindennapi tevékenységeink elvégzését. A hatékonyságunk fejlesztésével nemcsak a határidős feladataink elvégzését segíthetjük, hanem a folytonos időnyomás miatti stressz és kapkodás megszüntetését is.
Felhasznált szakmai tartalom
- Covey, S. (2015). A kiemelkedően eredményes fiatalok 7 szokása. Harmat Kiadó, Budapest.
- Janicik, G. A., & Bartel, C. A. (2003). Talking about time: Effects of temporal planning and time awareness norms on group coordination and performance. Group Dynamics: Theory, Research, and Practice, 7(2), 122–134.
- További felhasznált tartalom elérhető itt.
Konyári Ildikó
Élvezted ezt a cikket? Csatlakozz a Zárt Közösségünkhöz! 
